En forretningsadresse i Norge er en uundværlig løsning for virksomheder, der ønsker at etablere en professionel tilstedeværelse i landet. Denne løsning giver ikke blot din virksomhed en norsk fysisk adresse, men åbner også op for flere forretningsmuligheder og fleksibilitet.

Hvad er en forretningsadresse?

En forretningsadresse er en officiel adresse, som kan bruges til både posthåndtering og som virksomhedens juridiske adresse. Det er den ideelle løsning for virksomheder, der:

• Ønsker en norsk juridisk forretningsadresse i Brønnøysundregistrene (det norske erhvervsregister).
• Har behov for at modtage post og pakker på en professionel adresse.
• Er under etablering og ønsker at opbygge et solidt grundlag i Norge.
• Ønsker en fysisk adresse i et erhvervsområde, der signalerer troværdighed og seriøsitet.

Fordele ved forretningsadresse:

• Professionel tilstedeværelse – En forretningsadresse signalerer seriøsitet og giver din virksomhed en stærk markedsposition i Norge.
• Juridisk adresse – Din adresse kan registreres som virksomhedens juridiske adresse i Brønnøysundregistrene.
• Posthåndtering – Vi modtager og håndterer din post løbende, opbevarer den i en separat posthylle og giver dig besked, når der er post.
• Sikker bortskaffelse af post – Vi tilbyder sikker bortskaffelse og makulering af fortrolig eller uønsket post, så din virksomhed kan være tryg ved, at følsomme oplysninger behandles korrekt.
• Mulighed for kontorfaciliteter – Der er mulighed for at leje et kontor, showroom eller lager til ekstra behov (kontakt os for detaljer).
• Ingen depositum – Vi kræver ikke depositum, hvilket giver dig fleksibilitet uden økonomisk binding.

Hvornår er forretningsadresse den rette løsning for dig?

• Når du ønsker en professionel fysisk adresse til din virksomhed i Norge.
• Hvis du har behov for at registrere din virksomhed i Brønnøysundregistrene med en norsk adresse.
• Hvis du har behov for et fysisk kontor og vil udnytte kontorfaciliteter til møder og arbejde.

Hvad er inkluderet?

• Modtagelse og håndtering (skanning) af post.
• Postopbevaring i en separat posthylle i adgangsbegrænsede faciliteter.
• Sikker bortskaffelse af post – makulering af fortrolige og uønskede dokumenter.
• Mulighed for leje af kontorplads, showroom eller lager.
• Ingen depositum kræves for forretningsadressen.

Vigtige betingelser:

• Tjenesten er kun tilgængelig for registrerede virksomheder i Norge eller virksomheder under etablering.
• Tjenesten omfatter ikke fysisk kontorplads, medmindre dette er aftalt separat.

Pris: Fra NOK 798,- pr. måned ekskl. moms.

Vi tilbyder løsninger til virksomheder, der har brug for en norsk forretningsadresse. Kontakt os for at høre, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at etablere sig i Norge!

Har du brug for en postadresse i Norge, men ønsker en praktisk og økonomisk løsning uden at vælge en fuld forretningsadresse? Vore C/O-adresseløsninger giver dig en effektiv løsning, der passer til mindre behov og virksomheder med begrænset aktivitet.

Hvad er en C/O-adresse?

En C/O-adresse (care of adresse) er en postadresse, som kan bruges til at modtage breve og pakker, men kan ikke anvendes som en juridisk forretningsadresse. Det er en ideel løsning for virksomheder, der:

• Ikke har fysisk tilstedeværelse i Norge, men har brug for en norsk adresse til posthåndtering.
• Ønsker at registrere norsk domæne.
• Driver webshops eller e-handel og har behov for at modtage returvarer (kræver særskilt aftale om returhåndtering).
• Ønsker en enkel postadresse uden behov for fysisk kontorplads.

Fordele ved C/O-adresse:

• Prisvenlig løsning – En C/O-adresse er billigere end en fuld forretningsadresse.
• Enkel posthåndtering – Vi håndterer din post hurtigt og effektivt og opbevarer den i en separat posthylle i et adgangsbegrænset område.
• Fleksibilitet – Perfekt for virksomheder under etablering eller dem, der har ansatte med hjemmekontor i Norge, og ikke har behov for en forretningsadresse f.eks. en norsk filial.
• Mulighed for returhåndtering – For webshops og e-handel kan vi tilbyde returordning til håndtering af returvarer (kontakt os for mere information).
• Professionel adresse – Vores C/O-adresse er tilknyttet en postboks, som giver en professionel adresse uden at kræve fysisk kontor.

Hvornår er C/O-adresse den rette løsning for dig?

• Hvis du har brug for en norsk postadresse for at bestille norske tjenester, der kræver en fysisk adresse.
• Når du er under etablering og ønsker en postadresse i Norge, men ikke har brug for en fysisk forretningsadresse.
• Hvis du ønsker en adresse, der ikke fremstår som en forretningsadresse eller besøgsadresse.

Hvad er inkluderet?

• Modtagelse og håndtering af post.
• Postopbevaring i en separat posthylle.
• Sikker bortskaffelse af brevpost med makulering.
• Ingen depositum kræves for denne løsning.

Vigtige betingelser:

• C/O-adresse må kun benyttes til posthåndtering og ikke som virksomhedens juridiske adresse.
• For specifikke behov som returhåndtering af varer eller bestillinger kan dette tilføjes som en ekstra service.
• Tjenesten er kun tilgængelig for registrerede virksomheder og organisationer, der er etableret i Norge eller under etablering.

Pris: Fra NOK 396,- pr. måned ekskl. moms.

Vi tilbyder løsninger til forskellige behov – uanset om du har et enkelt behov for posthåndtering eller ønsker en mere omfattende løsning, der inkluderer virtuelt kontor. Kontakt os for mere information om, hvordan vi kan hjælpe dig!

Hvad betyder compliance?

Compliance betyder, at man driver sin virksomhed i overensstemmelse med:

• Nationale love og regler i Norge
• Skatte- og afgiftspligt
• Arbejdsret og arbejdsmiljøregler
• Regnskabs- og rapporteringskrav
• Regler for datasikkerhed og persondatabeskyttelse (fx GDPR)
• Eventuelle branchekrav eller licenser

Med andre ord: Compliance handler om at sikre, at man gør tingene korrekt – både juridisk og etisk.

Hvorfor er compliance vigtigt?

Når du etablerer dig i Norge, er der flere gode grunde til at tage compliance alvorligt:

Undgå bøder og sanktioner
Manglende efterlevelse af lovgivningen kan føre til store økonomiske og juridiske konsekvenser. Med god compliance minimerer du risikoen.

Skab tillid
Kunder, samarbejdspartnere og myndigheder lægger vægt på gennemsigtighed og troværdighed. En virksomhed med styr på compliance fremstår professionel og ansvarlig.

Styrk din forretning på lang sigt
Når du har styr på reglerne fra starten, er der bedre grundlag for stabil drift og vækst.

Forstå det norske system
Compliance handler ikke kun om at undgå fejl – det handler også om at forstå spillereglerne og navigere sikkert i et nyt lands system.

Hvordan kan vi hjælpe?

Vi ved, at det norske regelsæt kan være komplekst – især når det er nyt for dig. Derfor tilbyder vi temasider og vejledning inden for forskellige emner relateret til etablering i Norge. Vores mål er at give dig den viden, du har brug for, så du kan fokusere på det vigtigste: at komme godt i gang.

Hvad betyder KYC?

KYC er en kundekendskabsproces, som virksomheder bruger til at identificere og verificere identiteten på deres kunder. Formålet er at modvirke hvidvask af penge, skatteunddragelse og finansiering af terror. KYC indebærer, at virksomheden skal indsamle og vurdere information om kundens identitet, forretningsforhold og risikoprofil.

Hvorfor er KYC nødvendigt for regnskabs- og virksomhedstjenester?

I henhold til den norske hvidvaskingslov er både regnskabsførere og udbydere af virksomhedstjenester (herunder adressetjenester) underlagt regler om kundekendskab og rapporteringspligt. Det betyder, at disse virksomheder er forpligtede til at foretage kundekontrol og indberette mistænkelige forhold til Økokrim via Enheten for finansiell etterretning (EFE).

Virksomhederne skal bl.a.:

• Indhente identifikation fra kunden, f.eks. pas eller nationalt ID
• Verificere at oplysningerne er korrekte
• Kortlægge ejerforhold og kontrolstruktur, især ved selskaber
• Forstå formålet med kundeforholdet
• Vurdere risikoen for økonomisk kriminalitet

Hvem gælder det for?

Kravene om KYC gælder både nye og eksisterende kunder. Oplysningerne skal ajourføres løbende – særligt ved ændringer i ejerskab, ledelse eller hvis kunden har tilknytning til højrisko-lande.

Hvad betyder det for dig som kunde?

Du kan blive bedt om at fremlægge følgende dokumentation:

• Gyldigt billed-ID
• Virksomhedsregistrering eller CVR-udtræk
• Oplysninger om reelle ejere (beneficial owners)
• Beskrivelse af ønskede tjenester og deres formål

Det kan virke omstændeligt, men det er nødvendigt for at sikre, at tjenesten ikke bliver misbrugt til ulovlige formål. Det er også din sikkerhed for, at udbyderen arbejder lovligt og ansvarligt.

Kort opsummeret

KYC er en vigtig del af en sund og ansvarlig forretningspraksis. For udbydere af regnskabs- og virksomhedstjenester er det ikke blot en god vane – det er et lovkrav i henhold til hvidvaskningslovgivningen. Ved at samarbejde og levere de nødvendige oplysninger bidrager du som kunde til en mere gennemsigtig og sikker erhvervsverden.

Hvorfor 7-Zip?

Selvom der findes mange værktøjer til at oprette adgangskodebeskyttede ZIP-filer, skiller 7-Zip sig ud af flere grunde:

• Gratis og open-source: 7-Zip er helt gratis at bruge og open-source software. I modsætning til mange betalte værktøjer er det tilgængeligt for alle uden skjulte gebyrer eller licensomkostninger.
• Stærk kryptering: 7-Zip understøtter AES-256 kryptering, som er et højt sikkerhedsniveau, hvilket gør det til et fremragende valg til kryptering af følsomme data.
• Understøttelse på tværs af platforme: 7-Zip fungerer på Windows og har også kommandolinjeversioner til andre platforme, hvilket gør det alsidigt for forskellige brugere.

Trin 1: Oprettelse af en Adgangskodebeskyttet ZIP-fil med 7-Zip

1. Download og installer 7-Zip
   Hvis du ikke allerede har 7-Zip, kan du downloade det fra den officielle hjemmeside på 7-zip.org. Installer applikationen ved at følge de enkle opsætningsinstruktioner.
2. Vælg de filer, der skal krypteres
   Efter installation af 7-Zip, naviger til den mappe, der indeholder de filer, du ønsker at beskytte. Vælg de filer (eller den hele mappe), du vil kryptere.
3. Opret ZIP-filen
   Højreklik på de valgte filer, og vælg derefter 7-Zip > Tilføj til arkiv… fra kontekstmenuen. I det vindue, der vises:
   • Vælg ZIP formatet (eller 7z, men ZIP er det mest almindelige).
   • Under Kryptering, indtast en stærk adgangskode. Sørg for, at adgangskoden er lang, kompleks og indeholder en blanding af store og små bogstaver, tal og specialtegn.
   • Vælg AES-256 kryptering (dette er den stærkeste krypteringsmulighed tilgængelig i 7-Zip).
4. Gem den krypterede ZIP-fil
   Klik på OK for at oprette den krypterede ZIP-fil. Den nyoprettede fil vil nu kræve adgangskoden for at udtrække dens indhold.

Trin 2: Send ZIP-filen via e-mail

1. Vedhæft den krypterede ZIP-fil
   Når ZIP-filen er klar, vedhæft den til din e-mail. Sørg for at inkludere en note, der informerer modtageren om, at filen er adgangskodebeskyttet.
2. Send ikke adgangskoden i samme e-mail
   For ekstra sikkerhed bør du ikke sende adgangskoden i den samme e-mailtråd. Hvis din e-mailkonto bliver kompromitteret, kan en angriber få adgang til både ZIP-filen og dens adgangskode. Brug i stedet en anden kommunikationsmetode til at dele adgangskoden.

Trin 3: Send koden via SMS eller en anden sikker metode

1. Send Adgangskoden Separat
   For at sikre, at dine følsomme oplysninger forbliver sikre, skal du sende adgangskoden via SMS (tekstbesked) til modtageren (kan sendes til Acconors hovedummer: +47 4567 2000) eller bruge en krypteret beskedapp som WhatsApp, som tilbyder end-to-end kryptering, hvilket gør det meget sværere for nogen at opsnappe beskeden.
2. Verificer modtagerens telefonnummer
   Inden du sender adgangskoden via SMS, skal du dobbelttjekke modtagerens telefonnummer for at sikre, at beskeden går til den rette person. Det er altid en god idé at bekræfte nummeret via en anden metode (f.eks. et telefonopkald), hvis du er i tvivl.

Yderligere sikkerhedstips

• Overvåg kommunikation: Efter at have sendt følsomme oplysninger, vær opmærksom på mistænkelig aktivitet på dine konti eller enheder. Dette hjælper dig med hurtigt at opdage eventuelle misbrug.
• Brug stærke, unikke adgangskoder: Når du opretter adgangskoder til ZIP-filer, undgå almindelige sætninger eller letgættelige oplysninger. En længere og mere kompleks adgangskode giver bedre beskyttelse.
• Overvej krypterede alternativer til ekstremt følsomme data: Hvis du sender meget følsomme oplysninger (som kreditkortdetaljer eller personlige identifikationsnumre), bør du overveje at bruge en sikker portal eller platform designet til fortrolig filudveksling fremfor e-mail.

Konklusion

Hvis det er muligt, er brugen af en sikker e-mail-tjeneste altid den bedste måde at sende følsomme data på, da den tilbyder indbygget kryptering og forbedret privatliv. Men for standard e-mail-udbydere giver oprettelsen af en adgangskodebeskyttet ZIP-fil med 7-Zip et fremragende alternativ til at holde dine filer sikre. Som et gratis og open-source værktøj tilbyder 7-Zip stærk kryptering og nem brug, hvilket gør det til et fremragende valg for at beskytte dine følsomme oplysninger. Ved at følge disse trin og sørge for, at adgangskoden sendes sikkert via SMS eller en anden metode, kan du markant reducere risikoen for uautoriseret adgang til dine data.

Men hvad er en PEP, og hvorfor er det relevant for dig?

Hvad er en politisk eksponeret person (PEP)?

En Politisk Eksponeret Person (PEP) er en person, der har eller har haft en betydelig politisk position. PEP’er udgør en højere risiko for at blive involveret i økonomisk kriminalitet som hvidvaskning af penge eller korruption.

I henhold til norsk lovgivning og internationale standarder defineres en PEP som en person, der besidder eller har besiddet en af følgende stillinger:

1. Statsleder eller regeringschef (f.eks. præsident eller premierminister)
2. Minister eller assisterende minister
3. Medlem af en nationalforsamling
4. Medlem af et højstående retssystem, hvis afgørelser ikke kan ankes
5. Medlem af bestyrelsen i en revisorinstitution, retsinstans eller centralbank
6. Ambassadør, chargé d’affaires eller højtstående officer i de væbnede styrker
7. Medlem af en ledelses-, forvaltnings- eller tilsynsorgan i et statsejet selskab
8. Direktør, medlem af bestyrelsen eller anden leder af en international organisation

Hvorfor er PEP’er vigtige i KYC-processen for Acconors kunder?

Når kunder benytter sig af regnskabstjenester eller adressetjenester (som postadresse eller forretningsadresse), bliver der udført en grundig KYC-kontrol for at sikre, at kunderne ikke er involveret i økonomisk kriminalitet. Hvis en kunde er en PEP, er der specifikke krav i lovgivningen, der kræver ekstra opmærksomhed og kontrol fra Acconors side.

For både regnskabskunder og adressekunder kan dette betyde følgende:

• Øget opmærksomhed på risici: En PEP kan have højere risiko for at blive involveret i ulovlige aktiviteter som hvidvaskning af penge, da de kan have magt og indflydelse i økonomiske beslutninger. Derfor kræves der ekstra due diligence, både for at sikre lovgivningen overholdes og for at beskytte det finansielle system.
• Specifik dokumentation: Vi skal muligvis indhente yderligere information om dine politiske forbindelser og sikre, at den adresse, du bruger, ikke bliver misbrugt til at skjule ulovlige aktiviteter.
• Begrænset brug af adressen: For kunder, der er PEP’er, kan der være strikse regler for, hvordan og til hvilket formål adressen må bruges. Adressen skal anvendes på en måde, der ikke giver anledning til mistanke om, at den bruges til ulovlige aktiviteter.
• Øget overvågning: Kunder, der er PEP’er, vil som regel blive underlagt øget overvågning af både deres regnskabstransaktioner og brugen af adressetjenester. Dette kan omfatte kontrol af usædvanlige aktiviteter eller ændringer i virksomhedsstrukturen.

Hvilke kundetyper er berørt?

Dette gælder for både regnskabskunder og kunder, der benytter sig af adressetjenester. Kunder som alene benytter sig af markedsrådgivningtjenester vil ikke være berørt. Hvis en af de personer, der benytter adressen eller er ansvarlig for regnskabsopgaver, er en PEP, skal der udføres ekstra kontrol. Det er relevant for:

1. Virksomhedsejere og -ledere: Hvis du er ejer af en virksomhed, der benytter sig af en forretningsadresse eller postadresse, og du er identificeret som en PEP, skal vi sikre os, at du overholder gældende lovgivning.
2. Virksomheder med flere ejere: I tilfælde, hvor flere personer ejer en virksomhed, skal vi identificere, om nogen af disse ejere eller ledere er PEP’er.
3. Virksomheder, der bruger virtuelle kontoradresser: For kunder, der benytter en virtuel kontoradresse, er det vigtigt at gennemgå KYC-processen for at sikre, at adressen ikke bliver brugt til skjulte eller ulovlige aktiviteter.
4. Regnskabskunder: Hvis du modtager regnskabstjenester, og du er en PEP eller har en PEP i din virksomhed, skal vi sikre, at alle regnskabstransaktioner og aktiviteter er lovlige og transparent, og at vi ikke overskrider de gældende regler for økonomisk kontrol.

Hvad betyder PEP-status for din brug af adressetjenester og regnskabstjenester?

Som en PEP skal du være opmærksom på, at brugen af både regnskabstjenester og adressetjenester kan medføre ekstra krav. Det betyder:

• Ekstra kontrol og dokumentation: Hvis du er en PEP, vil vi bede om dokumentation for at bekræfte din politiske position samt eventuelle forbindelser, der kan skabe risici. Denne kontrol er en del af vores forpligtelse til at overholde lovgivningen.
• Øget overvågning: Som PEP vil dine regnskabstransaktioner samt brugen af en post- eller forretningsadresse blive underlagt øget overvågning. Vi vil være opmærksomme på store eller usædvanlige transaktioner og aktiviteter, der kan indikere risikable forhold.
• Risikovurdering: Vi gennemfører en grundigere risikovurdering af din virksomhed, især hvis den bruger en postadresse, virtuel kontoradresse eller modtager regnskabstjenester fra os. Jo højere risiko, desto mere omfattende vil kontrolprocedurerne være.

Hvordan kan du forberede dig?

For at sikre en hurtig og effektiv KYC-proces, anbefales det, at du som kunde er forberedt på at:

• Indgive dokumentation: Du kan blive bedt om at give information om din politiske position, tidligere politiske aktiviteter eller forretningsforbindelser.
• Gennemgå din forretningsstruktur: Hvis du har en virksomhed, der benytter adressetjenester eller modtager regnskabstjenester, skal du sikre, at alle ejere og ledere har deres oplysninger korrekt opdateret i systemet.
• Vær åben om dine forbindelser: Hvis du er usikker på, om du er en PEP, er det en god idé at rådgive dig med en af Acconors rådgivere, så vi kan sikre korrekt håndtering af KYC-processen.

Et sundt og lovlydigt forretningsmiljø

KYC-kravene og identificeringen af PEP’er er en nødvendighed for at beskytte både dig som kunde og det finansielle system mod misbrug og økonomisk kriminalitet. Selvom KYC-processen kan være mere omfattende for personer, der er politisk eksponerede, er det vigtigt at forstå, at dette er et lovkrav, som skal følges for at sikre virksomhedens og samfundets integritet.

Både kunder, der modtager regnskabstjenester, og dem, der benytter sig af adressetjenester, skal være opmærksomme på, at deres politiske status kan påvirke, hvordan tjenesteleverancen gennemføres. Ved at samarbejde om KYC-processen kan du sikre, at din virksomhed overholder lovgivningen og samtidig opretholder et sikkert og transparent forhold til dine tjenesteudbydere.

• Ejer mere end 25% af virksomheden direkte eller indirekte.
• Kontrollerer mere end 25% af stemmerettighederne i virksomheden, fx gennem bestemmelser i vedtægter eller stemmerettigheder knyttet til bestemte aktieklasser.
• Har ret til at udnævne eller afsætte mere end halvdelen af virksomhedens bestyrelse, fx gennem ansættelsesforhold, aftaler eller bestemmelser, der giver ret til at udpege et antal af selskabets bestyrelsesmedlemmer.
• Udøver anden tilsvarende indflydelse eller kontrol, fx via fuldmagt eller som værge for en person, der er reel rettighedshaver.

Man kan være reel rettighedshaver enten ved direkte ejerskab eller på indirekte grundlag.

Som autoriseret tjenesteleverandør er Acconor forpligtet til at gennemføre kundekontrol/KYC (“Know Your Customer” / “kend din kunde”) både ved etablering af kundeforhold og løbende. I den forbindelse vil følgende information blive efterspurgt fra alle reelle rettighedshavere:

• Farve-kopi af pas eller nationalt ID (begge sider)
• Dokumentation for adresse
• Mobilnummer
• E-mailadresse
• Oplysning om hvorvidt personen er politisk eksponeret (PEP) i henhold til hvidvaskningslovens definition

Kopi af ID bekræftes enten via nordisk digital signatur (hvilket Acconor sørger for) eller notarielt (hvis nordisk digital signatur ikke er tilgængelig). Kunden er forpligtet til at levere denne information. Hvis der opstår forhold, som umuliggør gennemførelsen af KYC, skal kundeforholdet bringes til ophør.

Eksempler på situationer, der kan skabe et fast driftssted:

• Tilstedeværelse af lokal ledelse
• Etablering af et kontor
• Lokale produktionsfaciliteter eller fabrik
• Detailhandel eller andre fysiske salgssteder
• Deltagelse i bygge- og/eller samlingsprojekter, der varer mere end 12 måneder
• Personer (f.eks. agenter), der handler på vegne af selskabet og har myndighed til at indgå kontrakter

Undtagelser og overvejelser ved skatteaftaler

Under flere bilaterale skatteaftaler kan visse hjælpe- eller forberedende aktiviteter være undtaget fra at skabe et fast driftssted. Disse kan omfatte:

• Brug af lokaler udelukkende til opbevaring, udstilling eller levering af varer
• Faciliteter, der kun bruges til at indsamle oplysninger eller udføre forberedende markedsundersøgelser
• Faste driftssteder, der kun bruges til støttefunktioner, som ikke er en del af kerneforretningen

National lovgivning vs. skatteaftaler

Om et udenlandsk selskab har et fast driftssted i Norge vurderes ud fra både:

• Norsk national skattelovgivning, og
• Den relevante dobbeltbeskatningsoverenskomst (DTA) mellem Norge og selskabets hjemland

I nogle tilfælde kan et fast driftssted udløses under én lovgivning, men ikke den anden. Derfor er det vigtigt at vurdere både den lokale skattelovgivning og de relevante aftalebestemmelser.

Anbefaling

Hvis dit selskab planlægger aktiviteter i Norge og er usikkert på, om disse kan skabe et fast driftssted, anbefales det på det kraftigste at:

• Søge professionel skatterådgivning, eller
• Ansøge om en bindende forhåndsbesked fra Skatteetaten

Dette kan hjælpe med at undgå uforudsete skatteforpligtelser og sikre overholdelse fra starten af.

• Lønns- og trekkoppgave (RF-1015)
• Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk (RF-1037)
• Årsoppgave for arbeidsgiveravgift / følgeskriv til lønns- og trekkoppgave (RF-1025)
• Melding til Aa-registeret (NAV 25-01.10)
• Oppgave til lønnsstatistikk (RA-0500)

Komplet vejledning i indsendelse af a-melding findes her.

Acconor kan bistå med at indsende a-meldinger for Jeres ansatte. Kontakt os for at få assistance.

Altinn.no tilsvarer på mange måder virk.dk