Men hvad er en PEP, og hvorfor er det relevant for dig?

Hvad er en politisk eksponeret person (PEP)?

En Politisk Eksponeret Person (PEP) er en person, der har eller har haft en betydelig politisk position. PEP’er udgør en højere risiko for at blive involveret i økonomisk kriminalitet som hvidvaskning af penge eller korruption.

I henhold til norsk lovgivning og internationale standarder defineres en PEP som en person, der besidder eller har besiddet en af følgende stillinger:

1. Statsleder eller regeringschef (f.eks. præsident eller premierminister)
2. Minister eller assisterende minister
3. Medlem af en nationalforsamling
4. Medlem af et højstående retssystem, hvis afgørelser ikke kan ankes
5. Medlem af bestyrelsen i en revisorinstitution, retsinstans eller centralbank
6. Ambassadør, chargé d’affaires eller højtstående officer i de væbnede styrker
7. Medlem af en ledelses-, forvaltnings- eller tilsynsorgan i et statsejet selskab
8. Direktør, medlem af bestyrelsen eller anden leder af en international organisation

Hvorfor er PEP’er vigtige i KYC-processen for Acconors kunder?

Når kunder benytter sig af regnskabstjenester eller adressetjenester (som postadresse eller forretningsadresse), bliver der udført en grundig KYC-kontrol for at sikre, at kunderne ikke er involveret i økonomisk kriminalitet. Hvis en kunde er en PEP, er der specifikke krav i lovgivningen, der kræver ekstra opmærksomhed og kontrol fra Acconors side.

For både regnskabskunder og adressekunder kan dette betyde følgende:

• Øget opmærksomhed på risici: En PEP kan have højere risiko for at blive involveret i ulovlige aktiviteter som hvidvaskning af penge, da de kan have magt og indflydelse i økonomiske beslutninger. Derfor kræves der ekstra due diligence, både for at sikre lovgivningen overholdes og for at beskytte det finansielle system.
• Specifik dokumentation: Vi skal muligvis indhente yderligere information om dine politiske forbindelser og sikre, at den adresse, du bruger, ikke bliver misbrugt til at skjule ulovlige aktiviteter.
• Begrænset brug af adressen: For kunder, der er PEP’er, kan der være strikse regler for, hvordan og til hvilket formål adressen må bruges. Adressen skal anvendes på en måde, der ikke giver anledning til mistanke om, at den bruges til ulovlige aktiviteter.
• Øget overvågning: Kunder, der er PEP’er, vil som regel blive underlagt øget overvågning af både deres regnskabstransaktioner og brugen af adressetjenester. Dette kan omfatte kontrol af usædvanlige aktiviteter eller ændringer i virksomhedsstrukturen.

Hvilke kundetyper er berørt?

Dette gælder for både regnskabskunder og kunder, der benytter sig af adressetjenester. Kunder som alene benytter sig af markedsrådgivningtjenester vil ikke være berørt. Hvis en af de personer, der benytter adressen eller er ansvarlig for regnskabsopgaver, er en PEP, skal der udføres ekstra kontrol. Det er relevant for:

1. Virksomhedsejere og -ledere: Hvis du er ejer af en virksomhed, der benytter sig af en forretningsadresse eller postadresse, og du er identificeret som en PEP, skal vi sikre os, at du overholder gældende lovgivning.
2. Virksomheder med flere ejere: I tilfælde, hvor flere personer ejer en virksomhed, skal vi identificere, om nogen af disse ejere eller ledere er PEP’er.
3. Virksomheder, der bruger virtuelle kontoradresser: For kunder, der benytter en virtuel kontoradresse, er det vigtigt at gennemgå KYC-processen for at sikre, at adressen ikke bliver brugt til skjulte eller ulovlige aktiviteter.
4. Regnskabskunder: Hvis du modtager regnskabstjenester, og du er en PEP eller har en PEP i din virksomhed, skal vi sikre, at alle regnskabstransaktioner og aktiviteter er lovlige og transparent, og at vi ikke overskrider de gældende regler for økonomisk kontrol.

Hvad betyder PEP-status for din brug af adressetjenester og regnskabstjenester?

Som en PEP skal du være opmærksom på, at brugen af både regnskabstjenester og adressetjenester kan medføre ekstra krav. Det betyder:

• Ekstra kontrol og dokumentation: Hvis du er en PEP, vil vi bede om dokumentation for at bekræfte din politiske position samt eventuelle forbindelser, der kan skabe risici. Denne kontrol er en del af vores forpligtelse til at overholde lovgivningen.
• Øget overvågning: Som PEP vil dine regnskabstransaktioner samt brugen af en post- eller forretningsadresse blive underlagt øget overvågning. Vi vil være opmærksomme på store eller usædvanlige transaktioner og aktiviteter, der kan indikere risikable forhold.
• Risikovurdering: Vi gennemfører en grundigere risikovurdering af din virksomhed, især hvis den bruger en postadresse, virtuel kontoradresse eller modtager regnskabstjenester fra os. Jo højere risiko, desto mere omfattende vil kontrolprocedurerne være.

Hvordan kan du forberede dig?

For at sikre en hurtig og effektiv KYC-proces, anbefales det, at du som kunde er forberedt på at:

• Indgive dokumentation: Du kan blive bedt om at give information om din politiske position, tidligere politiske aktiviteter eller forretningsforbindelser.
• Gennemgå din forretningsstruktur: Hvis du har en virksomhed, der benytter adressetjenester eller modtager regnskabstjenester, skal du sikre, at alle ejere og ledere har deres oplysninger korrekt opdateret i systemet.
• Vær åben om dine forbindelser: Hvis du er usikker på, om du er en PEP, er det en god idé at rådgive dig med en af Acconors rådgivere, så vi kan sikre korrekt håndtering af KYC-processen.

Et sundt og lovlydigt forretningsmiljø

KYC-kravene og identificeringen af PEP’er er en nødvendighed for at beskytte både dig som kunde og det finansielle system mod misbrug og økonomisk kriminalitet. Selvom KYC-processen kan være mere omfattende for personer, der er politisk eksponerede, er det vigtigt at forstå, at dette er et lovkrav, som skal følges for at sikre virksomhedens og samfundets integritet.

Både kunder, der modtager regnskabstjenester, og dem, der benytter sig af adressetjenester, skal være opmærksomme på, at deres politiske status kan påvirke, hvordan tjenesteleverancen gennemføres. Ved at samarbejde om KYC-processen kan du sikre, at din virksomhed overholder lovgivningen og samtidig opretholder et sikkert og transparent forhold til dine tjenesteudbydere.

• Ejer mere end 25% af virksomheden direkte eller indirekte.
• Kontrollerer mere end 25% af stemmerettighederne i virksomheden, fx gennem bestemmelser i vedtægter eller stemmerettigheder knyttet til bestemte aktieklasser.
• Har ret til at udnævne eller afsætte mere end halvdelen af virksomhedens bestyrelse, fx gennem ansættelsesforhold, aftaler eller bestemmelser, der giver ret til at udpege et antal af selskabets bestyrelsesmedlemmer.
• Udøver anden tilsvarende indflydelse eller kontrol, fx via fuldmagt eller som værge for en person, der er reel rettighedshaver.

Man kan være reel rettighedshaver enten ved direkte ejerskab eller på indirekte grundlag.

Som autoriseret tjenesteleverandør er Acconor forpligtet til at gennemføre kundekontrol/KYC (“Know Your Customer” / “kend din kunde”) både ved etablering af kundeforhold og løbende. I den forbindelse vil følgende information blive efterspurgt fra alle reelle rettighedshavere:

• Farve-kopi af pas eller nationalt ID (begge sider)
• Dokumentation for adresse
• Mobilnummer
• E-mailadresse
• Oplysning om hvorvidt personen er politisk eksponeret (PEP) i henhold til hvidvaskningslovens definition

Kopi af ID bekræftes enten via nordisk digital signatur (hvilket Acconor sørger for) eller notarielt (hvis nordisk digital signatur ikke er tilgængelig). Kunden er forpligtet til at levere denne information. Hvis der opstår forhold, som umuliggør gennemførelsen af KYC, skal kundeforholdet bringes til ophør.

Eksempler på situationer, der kan skabe et fast driftssted:

• Tilstedeværelse af lokal ledelse
• Etablering af et kontor
• Lokale produktionsfaciliteter eller fabrik
• Detailhandel eller andre fysiske salgssteder
• Deltagelse i bygge- og/eller samlingsprojekter, der varer mere end 12 måneder
• Personer (f.eks. agenter), der handler på vegne af selskabet og har myndighed til at indgå kontrakter

Undtagelser og overvejelser ved skatteaftaler

Under flere bilaterale skatteaftaler kan visse hjælpe- eller forberedende aktiviteter være undtaget fra at skabe et fast driftssted. Disse kan omfatte:

• Brug af lokaler udelukkende til opbevaring, udstilling eller levering af varer
• Faciliteter, der kun bruges til at indsamle oplysninger eller udføre forberedende markedsundersøgelser
• Faste driftssteder, der kun bruges til støttefunktioner, som ikke er en del af kerneforretningen

National lovgivning vs. skatteaftaler

Om et udenlandsk selskab har et fast driftssted i Norge vurderes ud fra både:

• Norsk national skattelovgivning, og
• Den relevante dobbeltbeskatningsoverenskomst (DTA) mellem Norge og selskabets hjemland

I nogle tilfælde kan et fast driftssted udløses under én lovgivning, men ikke den anden. Derfor er det vigtigt at vurdere både den lokale skattelovgivning og de relevante aftalebestemmelser.

Anbefaling

Hvis dit selskab planlægger aktiviteter i Norge og er usikkert på, om disse kan skabe et fast driftssted, anbefales det på det kraftigste at:

• Søge professionel skatterådgivning, eller
• Ansøge om en bindende forhåndsbesked fra Skatteetaten

Dette kan hjælpe med at undgå uforudsete skatteforpligtelser og sikre overholdelse fra starten af.

• Lønns- og trekkoppgave (RF-1015)
• Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk (RF-1037)
• Årsoppgave for arbeidsgiveravgift / følgeskriv til lønns- og trekkoppgave (RF-1025)
• Melding til Aa-registeret (NAV 25-01.10)
• Oppgave til lønnsstatistikk (RA-0500)

Komplet vejledning i indsendelse af a-melding findes her.

Acconor kan bistå med at indsende a-meldinger for Jeres ansatte. Kontakt os for at få assistance.

Altinn.no tilsvarer på mange måder virk.dk

Det er kontraktgiver pligt å rapportere opgaven/kontrakten.

Den udenlandske virksomhed har pligt til at rapportere egne arbejdstagere som udsendes ifm. opgaven.

For en dansk arbejdsgiver gælder følgende: Arbejdsgiver rekvirerer og udfylder blanketten og sender den til Skattestyrelsen. Skattestyrelsen attesterer blanketten og sender den til arbejdslandets kompetente myndighed. I Norge er det Skatteetaten.

Arbejdsgiver bekræfter ved udfyldelse af blanketten, at der fortsat indeholdes A-skat i Danmark, og at der ikke skal indeholdes skat i det nordiske land, hvor arbejdet udføres.

NT1 hentes på skat.dk

ALLE virksomheder, der udfører bygge- og anlægsarbejde (defineres MEGET bredt) i Norge, skal udstyre deres medarbejdere med HMS-kort – populært kaldet ”byggekort”, ”grønt kort” eller ”ID-kort”. Manglende HMS-kort kan udløse et gebyr, der pr. 1. jan. 2018 er på min. NOK 10.000!

Formaliteter og krav

Før HMS-kort kan bestilles, skal arbejdsgiver bl.a. have norsk CVR-nummer (org.nr.), være moms-registreret (alt. søge om fritagelse), mens arbejdstagere skal have norsk fødselsnummer eller aktivt D-nummer. Desuden skal arbejdsforholdet registreres.

Dette skal foregå i rigtig rækkefølge, ellers kan processen gå i stå. Overlader I arbejdet til Acconor, bliver opgaven udført smidigt og korrekt, og I kan koncentrere jer om andre opgaver.

Husk de interne rutiner

Når dine ansatte skal have HMS-kort, er det vigtigt at fastlægge nogle rutiner, så krav og regler opfyldes – det drejer sig bl.a. om:

• Indhentning af ansattes personlige data. De ansatte skal informeres om og give samtykke til, at data videresendes til/opbevares af kortbestiller og kortudsteder:
  1. Kopi af gyldig legitimation (pas, kørekort fra et nordisk land eller nationalt ID)
  2. Billede svarende til pasfoto med lys ensfarvet baggrund uden markante skygger. Man skal se ret frem, så begge ører er synlige. Hovedbeklædning, briller osv. er ikke tilladt. Ansigtsudtrykket skal være neutralt med lukket mund. Bør være minimum ca. 1000 x 1200 pixels.
• HMS-kort skal bæres synligt under arbejdet
• Kortet er gyldigt i op til 2 år. Hvis vi har bistået ved bestilling, vil vi normalt varsle fornyelse i god tid
• Ved et ansættelsesforholds ophør skal HMS-kortet inddrages og returneres til kortudsteder.

Kontrol af HMS-kort

Arbejdstilsynet, bygherrer, sikkerheds-repræsentanter (verneombud) og andre med arbejdsmiljøansvar kan kontrollere gyldigheden af HMS-kort. Indtil kortet modtages, skal dokumentation, for at bestillingsprocessen er i gang, kunne fremlægges ved tilsyn.

Kontakt Acconor, hvis du er det mindste i tvivl om, hvorvidt din virksomhed behøver HMS-kort, eller om hvordan du går frem.

Relaterede tjenester

Acconor er en erfaren markedsrådgiver og din repræsentant i Norge. Vi har fokus på ydelser, som er nødvendige for/forenkler danske virksomheders aktivitet i Norge. Foruden markedsrådgivning tilbyder vi bl.a.:

• Virksomhedsregistrering
• Registrering som vikar-/bemandingsvirksomhed
• Forberedelse og gennemførelse af ID-kontrol
• Ansøgning om D-nummer og skattekort til ansatte
• Projekt- og medarbejderregistrering

Sådan har vi hjulpet andre…

I Danmark er det Udbetaling Danmark udsteder attesten som supplement til skriftlige afgørelser om social sikring under arbejde i andre EØS-lande og Schweiz.

Uden attesten skal arbejdsgiveren betale arbejdsgiverafgift i Norge (op til 14,1%) og den ansatte trygdeavgift på 8,2% for at være omfattet af social sikring i Norge – kaldet trygd.

Ved udstedelse af attest A1 sendes den automatisk til de norske myndigheder. Men i praksis ser vi ofte, at der sker glip her. Derfor er det vigtigt at få attest A1 på plads så tidligt som muligt, så den kan fremlægges som dokumentation overfor relevante myndigheder – eksempelvis Sentraskattekontoret for utenlandssaker og Skatteoppkrever uttland.

Vær opmærksom på at sagsbehandlingstiden hos Udbetaling Danmark til tider kan være meget lang.
Ansøg om attest A1 her.

• Ifm. byggeri og montage
• På en geografisk lokation under kundens kontrol i Norge
• På den norske kontinentalsokkel