Hvorfor 7-Zip?

Selvom der findes mange værktøjer til at oprette adgangskodebeskyttede ZIP-filer, skiller 7-Zip sig ud af flere grunde:

• Gratis og open-source: 7-Zip er helt gratis at bruge og open-source software. I modsætning til mange betalte værktøjer er det tilgængeligt for alle uden skjulte gebyrer eller licensomkostninger.
• Stærk kryptering: 7-Zip understøtter AES-256 kryptering, som er et højt sikkerhedsniveau, hvilket gør det til et fremragende valg til kryptering af følsomme data.
• Understøttelse på tværs af platforme: 7-Zip fungerer på Windows og har også kommandolinjeversioner til andre platforme, hvilket gør det alsidigt for forskellige brugere.

Trin 1: Oprettelse af en Adgangskodebeskyttet ZIP-fil med 7-Zip

1. Download og installer 7-Zip
   Hvis du ikke allerede har 7-Zip, kan du downloade det fra den officielle hjemmeside på 7-zip.org. Installer applikationen ved at følge de enkle opsætningsinstruktioner.
2. Vælg de filer, der skal krypteres
   Efter installation af 7-Zip, naviger til den mappe, der indeholder de filer, du ønsker at beskytte. Vælg de filer (eller den hele mappe), du vil kryptere.
3. Opret ZIP-filen
   Højreklik på de valgte filer, og vælg derefter 7-Zip > Tilføj til arkiv… fra kontekstmenuen. I det vindue, der vises:
   • Vælg ZIP formatet (eller 7z, men ZIP er det mest almindelige).
   • Under Kryptering, indtast en stærk adgangskode. Sørg for, at adgangskoden er lang, kompleks og indeholder en blanding af store og små bogstaver, tal og specialtegn.
   • Vælg AES-256 kryptering (dette er den stærkeste krypteringsmulighed tilgængelig i 7-Zip).
4. Gem den krypterede ZIP-fil
   Klik på OK for at oprette den krypterede ZIP-fil. Den nyoprettede fil vil nu kræve adgangskoden for at udtrække dens indhold.

Trin 2: Send ZIP-filen via e-mail

1. Vedhæft den krypterede ZIP-fil
   Når ZIP-filen er klar, vedhæft den til din e-mail. Sørg for at inkludere en note, der informerer modtageren om, at filen er adgangskodebeskyttet.
2. Send ikke adgangskoden i samme e-mail
   For ekstra sikkerhed bør du ikke sende adgangskoden i den samme e-mailtråd. Hvis din e-mailkonto bliver kompromitteret, kan en angriber få adgang til både ZIP-filen og dens adgangskode. Brug i stedet en anden kommunikationsmetode til at dele adgangskoden.

Trin 3: Send koden via SMS eller en anden sikker metode

1. Send Adgangskoden Separat
   For at sikre, at dine følsomme oplysninger forbliver sikre, skal du sende adgangskoden via SMS (tekstbesked) til modtageren (kan sendes til Acconors hovedummer: +47 4567 2000) eller bruge en krypteret beskedapp som WhatsApp, som tilbyder end-to-end kryptering, hvilket gør det meget sværere for nogen at opsnappe beskeden.
2. Verificer modtagerens telefonnummer
   Inden du sender adgangskoden via SMS, skal du dobbelttjekke modtagerens telefonnummer for at sikre, at beskeden går til den rette person. Det er altid en god idé at bekræfte nummeret via en anden metode (f.eks. et telefonopkald), hvis du er i tvivl.

Yderligere sikkerhedstips

• Overvåg kommunikation: Efter at have sendt følsomme oplysninger, vær opmærksom på mistænkelig aktivitet på dine konti eller enheder. Dette hjælper dig med hurtigt at opdage eventuelle misbrug.
• Brug stærke, unikke adgangskoder: Når du opretter adgangskoder til ZIP-filer, undgå almindelige sætninger eller letgættelige oplysninger. En længere og mere kompleks adgangskode giver bedre beskyttelse.
• Overvej krypterede alternativer til ekstremt følsomme data: Hvis du sender meget følsomme oplysninger (som kreditkortdetaljer eller personlige identifikationsnumre), bør du overveje at bruge en sikker portal eller platform designet til fortrolig filudveksling fremfor e-mail.

Konklusion

Hvis det er muligt, er brugen af en sikker e-mail-tjeneste altid den bedste måde at sende følsomme data på, da den tilbyder indbygget kryptering og forbedret privatliv. Men for standard e-mail-udbydere giver oprettelsen af en adgangskodebeskyttet ZIP-fil med 7-Zip et fremragende alternativ til at holde dine filer sikre. Som et gratis og open-source værktøj tilbyder 7-Zip stærk kryptering og nem brug, hvilket gør det til et fremragende valg for at beskytte dine følsomme oplysninger. Ved at følge disse trin og sørge for, at adgangskoden sendes sikkert via SMS eller en anden metode, kan du markant reducere risikoen for uautoriseret adgang til dine data.

Men hvad er en PEP, og hvorfor er det relevant for dig?

Hvad er en politisk eksponeret person (PEP)?

En Politisk Eksponeret Person (PEP) er en person, der har eller har haft en betydelig politisk position. PEP’er udgør en højere risiko for at blive involveret i økonomisk kriminalitet som hvidvaskning af penge eller korruption.

I henhold til norsk lovgivning og internationale standarder defineres en PEP som en person, der besidder eller har besiddet en af følgende stillinger:

1. Statsleder eller regeringschef (f.eks. præsident eller premierminister)
2. Minister eller assisterende minister
3. Medlem af en nationalforsamling
4. Medlem af et højstående retssystem, hvis afgørelser ikke kan ankes
5. Medlem af bestyrelsen i en revisorinstitution, retsinstans eller centralbank
6. Ambassadør, chargé d’affaires eller højtstående officer i de væbnede styrker
7. Medlem af en ledelses-, forvaltnings- eller tilsynsorgan i et statsejet selskab
8. Direktør, medlem af bestyrelsen eller anden leder af en international organisation

Hvorfor er PEP’er vigtige i KYC-processen for Acconors kunder?

Når kunder benytter sig af regnskabstjenester eller adressetjenester (som postadresse eller forretningsadresse), bliver der udført en grundig KYC-kontrol for at sikre, at kunderne ikke er involveret i økonomisk kriminalitet. Hvis en kunde er en PEP, er der specifikke krav i lovgivningen, der kræver ekstra opmærksomhed og kontrol fra Acconors side.

For både regnskabskunder og adressekunder kan dette betyde følgende:

• Øget opmærksomhed på risici: En PEP kan have højere risiko for at blive involveret i ulovlige aktiviteter som hvidvaskning af penge, da de kan have magt og indflydelse i økonomiske beslutninger. Derfor kræves der ekstra due diligence, både for at sikre lovgivningen overholdes og for at beskytte det finansielle system.
• Specifik dokumentation: Vi skal muligvis indhente yderligere information om dine politiske forbindelser og sikre, at den adresse, du bruger, ikke bliver misbrugt til at skjule ulovlige aktiviteter.
• Begrænset brug af adressen: For kunder, der er PEP’er, kan der være strikse regler for, hvordan og til hvilket formål adressen må bruges. Adressen skal anvendes på en måde, der ikke giver anledning til mistanke om, at den bruges til ulovlige aktiviteter.
• Øget overvågning: Kunder, der er PEP’er, vil som regel blive underlagt øget overvågning af både deres regnskabstransaktioner og brugen af adressetjenester. Dette kan omfatte kontrol af usædvanlige aktiviteter eller ændringer i virksomhedsstrukturen.

Hvilke kundetyper er berørt?

Dette gælder for både regnskabskunder og kunder, der benytter sig af adressetjenester. Kunder som alene benytter sig af markedsrådgivningtjenester vil ikke være berørt. Hvis en af de personer, der benytter adressen eller er ansvarlig for regnskabsopgaver, er en PEP, skal der udføres ekstra kontrol. Det er relevant for:

1. Virksomhedsejere og -ledere: Hvis du er ejer af en virksomhed, der benytter sig af en forretningsadresse eller postadresse, og du er identificeret som en PEP, skal vi sikre os, at du overholder gældende lovgivning.
2. Virksomheder med flere ejere: I tilfælde, hvor flere personer ejer en virksomhed, skal vi identificere, om nogen af disse ejere eller ledere er PEP’er.
3. Virksomheder, der bruger virtuelle kontoradresser: For kunder, der benytter en virtuel kontoradresse, er det vigtigt at gennemgå KYC-processen for at sikre, at adressen ikke bliver brugt til skjulte eller ulovlige aktiviteter.
4. Regnskabskunder: Hvis du modtager regnskabstjenester, og du er en PEP eller har en PEP i din virksomhed, skal vi sikre, at alle regnskabstransaktioner og aktiviteter er lovlige og transparent, og at vi ikke overskrider de gældende regler for økonomisk kontrol.

Hvad betyder PEP-status for din brug af adressetjenester og regnskabstjenester?

Som en PEP skal du være opmærksom på, at brugen af både regnskabstjenester og adressetjenester kan medføre ekstra krav. Det betyder:

• Ekstra kontrol og dokumentation: Hvis du er en PEP, vil vi bede om dokumentation for at bekræfte din politiske position samt eventuelle forbindelser, der kan skabe risici. Denne kontrol er en del af vores forpligtelse til at overholde lovgivningen.
• Øget overvågning: Som PEP vil dine regnskabstransaktioner samt brugen af en post- eller forretningsadresse blive underlagt øget overvågning. Vi vil være opmærksomme på store eller usædvanlige transaktioner og aktiviteter, der kan indikere risikable forhold.
• Risikovurdering: Vi gennemfører en grundigere risikovurdering af din virksomhed, især hvis den bruger en postadresse, virtuel kontoradresse eller modtager regnskabstjenester fra os. Jo højere risiko, desto mere omfattende vil kontrolprocedurerne være.

Hvordan kan du forberede dig?

For at sikre en hurtig og effektiv KYC-proces, anbefales det, at du som kunde er forberedt på at:

• Indgive dokumentation: Du kan blive bedt om at give information om din politiske position, tidligere politiske aktiviteter eller forretningsforbindelser.
• Gennemgå din forretningsstruktur: Hvis du har en virksomhed, der benytter adressetjenester eller modtager regnskabstjenester, skal du sikre, at alle ejere og ledere har deres oplysninger korrekt opdateret i systemet.
• Vær åben om dine forbindelser: Hvis du er usikker på, om du er en PEP, er det en god idé at rådgive dig med en af Acconors rådgivere, så vi kan sikre korrekt håndtering af KYC-processen.

Et sundt og lovlydigt forretningsmiljø

KYC-kravene og identificeringen af PEP’er er en nødvendighed for at beskytte både dig som kunde og det finansielle system mod misbrug og økonomisk kriminalitet. Selvom KYC-processen kan være mere omfattende for personer, der er politisk eksponerede, er det vigtigt at forstå, at dette er et lovkrav, som skal følges for at sikre virksomhedens og samfundets integritet.

Både kunder, der modtager regnskabstjenester, og dem, der benytter sig af adressetjenester, skal være opmærksomme på, at deres politiske status kan påvirke, hvordan tjenesteleverancen gennemføres. Ved at samarbejde om KYC-processen kan du sikre, at din virksomhed overholder lovgivningen og samtidig opretholder et sikkert og transparent forhold til dine tjenesteudbydere.