– herunder virtuelt kontor (VK), forretningsadresse, postadresse/postboks (c/o) og returhåndtering
Vilkår
Betingelserne gælder mellem Acconor (”Acconor”) og selskabets kunde (”Kunden”) som et tillæg til Acconors til enhver tid gældende Generelle betingelser. De til enhver tid gældende betingelser for virtuelt kontor, postaftale og/eller c/o-adresse fremgår af Acconors websider og kan ændres uden varsel.
Adressetjenester er virksomhedstjenester, som er omfattet af krav om autorisation og er underlagt hvidvaskningsloven. Acconor er som autoriseret tjenesteleverandør pålagt at gennemføre kundekontrol efter hvidvaskningslovens bestemmelser. Kunden er forpligtet til at bistå og skal levere al nødvendig information, herunder dokumentation, som kræves for at opfylde hvidvaskningslovens krav.
Fuldmagt
Kunden giver ved indgåelse af Aftalen alle medarbejdere i Acconor fuldmagt til at åbne post og andre forsendelser adresseret til Kunden.
Forhold ved forretningsadresse (virtuelt kontor)
Ved bestilling af tjenesten sørger Acconor for, at Kundens navn bliver opført på postkasse / postmodtagelse tilknyttet Acconors faciliteter.
I aftalens løbetid har kunden ret til at benytte adressen som officiel forretnings- og besøgsadresse adresse.
Det er tilladt at registrere adressen som både post- og forretningsadresse i virksomhedsregistret (Brønnøysundregistrene).
Acconor kan ændre adresse i aftaleperioden. Kundens eventuelle omkostninger herved dækkes af Kunden.
Forhold ved postadresse (c/o-adresse)
Ved bestilling af c/o-adresse eller postadresse opføres Kundens navn ikke noget sted. Adressen kan udelukkende benyttes som en postadresse overfor myndigheder og leverandører. Ved tillægsaftale om returhåndtering kan adressen også anvendes overfor kunder.
Acconor kan ændre adresse i aftaleperioden. Kundens eventuelle omkostninger herved dækkes af Kunden.
Returhåndtering ifm. web- og distancehandel
Tjenesten forudsætter, at der foreligger en gyldig aftale om enten forretningsadresse eller postadresse.
Ved særskilt aftale om håndtering af returforsendelser i Norge skal enhver brug af adressen ske således, at det tydeligt fremgår, at adressen er en postadresse, og at ingen forledes til at tro, at der er tale om en besøgsadresse.
Kundens egne kontaktoplysninger (som minimum e-mail og telefon) samt forretningsadresse skal fremgå tydeligt sammen med post-/returadressen på hjemmeside, markedsføringsmaterialer, webshop mv.
Acconor håndterer modtagelsen af returforsendelser efter den rutine, der er aftalt med kunden på forhånd. Returforsendelser pakkes i C11-kasser og opbevares i opvarmede lokaler. Forsendelser, der er større end C11-kasser, anses for at være oversized og håndteres som enkeltkolli.
Kunden er forpligtet til at arrangere afhentning af returforsendelser. Afhentningen skal ske minimum én gang årligt, medmindre andet er aftalt skriftligt. Returforsendelser, der ikke er afhentet senest 12 måneder efter modtagelsen, tilfalder Acconor, som frit kan vælge at bortskaffe eller eventuelt sælge forsendelserne. Omkostninger knyttet til bortskaffelse eller salg påhviler kunden.
Acconor kan ændre adressen i aftaleperioden. Kundens eventuelle omkostninger i forbindelse med ændringen dækkes af kunden.
Posthåndtering
Acconor håndterer Kundens postomdelte brevpost løbende i henhold til det valgte produkt. I ferie- og helligdagsperioder må der forventes betydelig nedsat hyppighed.
Returforsendelser, som ikke er omfattet af særskilt aftale eller lignende ved Kundens virksomhed, samt post i formater større end A4/Letter, pakke- og godsforsendelser, er ikke omfattet af aftalen om virtuelt kontor, forretningsadresse eller postadresse. Håndtering af disse faktureres efter medgået tid og omkostninger.
Ved produkter, der omfatter postopbevaring, vil Kundens brevpost blive opbevaret i en særskilt posthylle i faciliteter, der er adgangsbegrænsede med kodelås.
Reklameforsendelser (både adresserede og uadresserede), aviser/magasiner samt generelle varsler og lignende bortskaffes ved modtagelse og videresendes ikke til Kunden.
Ved Kundens manglende respons under gennemførsel af lovpligtige kundekontroller eller manglende betaling, indstilles tjenesten, indtil forholdene er bragt på plads.
Kunden er ansvarlig for at opretholde korrekte og opdaterede adresseoplysninger, som anvendes til modtagelse af post. Acconor påtager sig ikke ansvar for forsendelser, der ikke kan leveres på grund af fejlinformation.
Acconor er ikke ansvarlig for eventuelle forsinkelser, der måtte opstå i forbindelse med postens eller returforsendelsens levering.
Kunden er ansvarlig for eventuelle konsekvenser af postens indhold. Acconor påtager sig ikke ansvar for indholdet af den post, der modtages på vegne af Kunden.
Pakke- og godsforsendelser, som ikke er omfattet af en særskilt aftale, vil blive opbevaret i et separat område, og håndtering af sådanne forsendelser kan medføre ekstra omkostninger, afhængigt af størrelse og vægt.
Risiko
Hos Acconor håndteres post for en række kunder. Håndtering af brevpost sker i Acconors lokaler som står åbne i normal arbejdstid. Under normale forhold er Acconors lokaler aflåst udenfor åbningstid. I åbningstiden vil lokalerne være åbne for besøgende og andre. Opbevaring sker i særskilte posthyller Håndtering og opbevaring sker på Kundens ansvar og risiko. Under sortering og indskanning kan der være risiko for at post fejladdresseres. Derfor bør hemmelig eller værdifuld information ikke sendes til adressen.
Kunden kan ikke gøre krav for tab overfor Acconor eller tredjepart, hvis forholdene beskrevet under Fortrolighed er opfyldt. Ethvert krav er i størrelse og omfang omfattet af begrænsningerne i Acconors almindelige betingelser.
Fortrolighed
Acconor behandler al information fortroligt i hht. Acconors Almindelige betingelser. Ved information eller materiale som modtages fejlagtigt eller uretmæssigt af Kunden, er denne tavshedspålagt og skal uden ophold returnere og informere ansvarlig medarbejder i Acconor om hændelsen. Kunden skal herefter destruere alle eventuelle kopier – både i hardcopy og digitalt. Ved groft mislighold vil Kunden kunne gøres ansvarlig for tredjeparts direkte og indirekte tab.
Begrænsninger
Adressetjenester tilbydes udelukkende til virksomheder (undtaget enkeltmandsvirksomheder hvor indehaver har permanent ophold i Norge) og organisationer som har gyldig virksomhedsregistrering i Norge (i “Enhetsregistret”) eller er under etablering/registrering.
Ingen adresseløsning kan stilles til rådighed for tredjepart. Uden gyldig aftale (herunder fuldmagt) nægtes modtagelse af forsendelser uden varsel.
Gyldighed
Aftalen gælder fra den dato, hvor bestillingsbekræftelsen fremsendes til Kunden, og indtil den opsiges skriftligt. Tjenesteleverancen er betinget af, at Kunden har leveret den nødvendige information til gennemførsel af kundekontrol (KYC) i henhold til hvidvaskningslovens bestemmelser.
Aftalen kan opsiges ubegrundet af begge parter med virkning fra udgangen af betalingsperioden, med 3 måneders varsel. I opsigelsesperioden skal Kunden træffe de nødvendige foranstaltninger, så anvendelsen af adressen ophører ved opsigelsens udløb.
Opsigelsens gyldighed er betinget af, at Kunden inden udgangen af opsigelsesperioden har fjernet adressen fra offentlige registre, markedsføringsmateriale, hjemmesider o.lign.
Ved Kundens misligholdelse kan Acconor opsige aftalen uden varsel.